​             Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đã được áp dụng phổ biên trong các cơ quan của đảng, cơ quan hành chính nhà nước, đoàn thể Chính trị - Xã hội trên địa tỉnh Đồng Nai, đối với các cơ quan, đơn vị trong tỉnh việc ứng dụng công nghệ thông tin đã tạo ra nhiều thay đổi trong công tác văn thư, lưu trữ và công tác lập hồ sơ công việc.

Những năm qua, Ban Dân tộc tỉnh Đồng Nai đã ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư, lưu trữ. Ban sử dụng phần mềm quản lý văn bản VNPT-IOFFICE để chỉ đạo, điều hành, quản lý văn bản, tạo lập hồ sơ công việc và gửi nhận văn bản điện tử qua hệ thống thay cho văn bản giấy.

Việc lập hồ sơ điện tử giúp cho công chức cơ quan theo dõi tiến độ giải quyết công việc thuận lợi hơn, dễ dàng tìm kiếm tài liệu, tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả công việc nhanh chóng, chính xác.

(ảnh giao diện danh mục hồ sơ điện tử)

Trong năm 2021, Ban đã tạo lập được 89 hồ sơ điện tử, gắn với nhiệm vụ được phân công đối với từng công chức các phòng thuộc Ban Dân tộc. Lập hồ sơ điện tử giúp cho công chức tạo thói quen và năng lực xử lý, sắp xếp công việc một cách  khoa học, đầy đủ và có hệ thống. Mặt khác, việc lập hồ sơ điện tử hỗ trợ rất nhiều trong tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan định kỳ hàng năm, thuận lợi, tiện ích cho công tác tra cứu và giải quyết công việc sau này.

(Ảnh giao diện mục lục hồ sơ điện tử)

Hồ sơ điện tử là sản phẩm trong quá trình làm việc của công chức cơ quan, phản ánh thực chất kết quả làm việc của từng công chức trong năm, mỗi công chức cần phải có nhận thức đúng, đầy đủ về tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ điện tử để giúp cho công tác lưu trữ đi vào nề nếp, nâng cao hiệu quả và phát huy được hết giá trị của tài liệu lưu trữ./.

Dương Thanh