Trong năm 2024, Ban Dân tộc xác định rõ vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ tại Ban. Ngay từ đầu năm 2024, Ban đã ban hành một số văn bản về công tác văn thư, lưu trữ như: Quyết định số 07/QĐ-BDT ngày 23/01/2024 về việc ban hành danh mục hồ sơ Ban Dân tộc năm 2024; Kế hoạch số 43/KH-BDT ngày 19/03/2024 về việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Ban; Kế hoạch số 70/KH-BDT ngày 11/3/2024 về việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Bên cạnh đó, các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ đã được tuyên truyền, triển khai tới công chức cơ quan , cụ thể: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản tài liệu; Kế hoạch số 39/KH-UBND ngày 29/01/2024 của UBND tỉnh về thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; Văn bản số 438/SNV&VTLT ngày 02/02/2024 của Sở Nội vụ về việc thông báo thời gian, đối tượng và nội dung giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; Văn bản số 3088/SNV-VTLT ngày 17/7/2024 của Sở Nội vụ về tiếp tục thực hiện lưu trữ hồ sơ điện tử, hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử… các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của UBND tỉnh, Sở Nội vụ tỉnh.
Trong năm, Ban sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành dùng chung của tỉnh. Phần mềm đáp ứng yêu cầu ký số, gửi nhận văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan. Tính đến ngày 31/12/2024, đã tiếp nhận 7.183 văn bản đến; phát hành 2.610 văn bản đi qua phần mềm QLVB; 100% văn bản được ký số (trừ văn bản mật);100% công chức cơ quan đã lập hồ sơ điện tử và sử dụng hồ sơ điện tử; Công chức thuộc Ban đã lập được 227 hồ sơ; thu thập được 220 hồ sơ.
Công tác kiểm tra công tác lập hồ sơ công việc: Ban Dân tộc xây Kế hoạch số 97/KH-BDT ngày 15/4/2024 Kế hoạch kiểm tra trách nhiệm công vụ, kỷ luật kỷ cương hành chính, Cải cách hành chính, kiểm soát thủ tục hành chính năm 2024 tại Ban Dân tộc trong đó kiểm tra việc gửi, nhận văn bản điện tử, lập và lưu trữ hồ sơ công việc điện tử.; kết quả: 100% hồ sơ được lưu trữ theo đúng quy định.
Có thể nói, công tác văn thư, lưu trữ tại Ban Dân tộc đã đạt được kết quả quan trọng nhờ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ. Đây là tiền đề cho việc góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý, chỉ đạo điều hành của Ban trong năm 2025./.