Trong năm 2023, công tác văn thư, lưu trữ tại Ban Dân tộc đã đạt được một số kết nhất định, thể hiện ở các nội dung như:
Về công tác tuyên truyền: Triển khai các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ tới công chức cơ quan như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/11/2021 của Chính phủ; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ, Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ; Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản tài liệu; Thông tư số 01/2023/TT-BNV ngày 09/3/2023 của Bộ Nội vụ; Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD; Văn bản số 1983/BNV-VTLTNN ngày 28/04/2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; Thông tư số 13/2023/TT-BNV ngày 31/8/2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; Văn bản số 1114/VTLTNN-QLII về việc hướng dẫn việc ký số cơ quan đối với tài liệu số hóa; Văn bản số 903/VTLTNN-QLII ngày 21/8/2023 về việc hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử; các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của UBND tỉnh, Sở Nội vụ tỉnh.
Về hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ được đảm bảo theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ. Năm 2023, Ban đã ban hành một số văn bản về công tác văn thư, lưu trữ như: Quyết định số 02/QĐ-BDT ngày 10/01/2023 về việc ban hành danh mục hồ sơ Ban Dân tộc năm 2023; Kế hoạch số 26/KH-BDT ngày 07/02/2023 về việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Ban Dân tộc năm 2023; Quyết định số 02/QĐ-BDT ngày 10/01/2023 về việc ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Ban Dân tộc tỉnh Đồng Nai; Kế hoạch số 75/KH-BDT ngày 28/3/2023 về việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Trong năm, Ban sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành Ioffice của VNPT. Phần mềm đáp ứng yêu cầu ký số, gửi nhận văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan. Tính đến ngày 31/12/2023, đã tiếp nhận 8.487 văn bản đến; phát hành 1.960 văn bản đi qua phần mềm QLVB; 100% văn bản được ký số (trừ văn bản mật);100% công chức cơ quan đã lập hồ sơ điện tử và sử dụng hồ sơ điện tử; Công chức thuộc Ban đã lập được 224 hồ sơ ( trong đó có 45 hồ sơ giấy, 179 hồ sơ điện tử); thu thập được 204 hồ sơ ( trong đó 72 hồ sơ giấy, 132 hồ sơ điện tử).
( Kho lưu trữ quan)
Về công tác kiểm tra công tác lập hồ sơ công việc: Ban Dân tộc xây dựng Kế hoạch số 119/KH-BDT ngày 06/6/2023 về việc kiểm tra công vụ năm 2023, trong đó kiểm tra việc lập hồ sơ điện tử của công chức cơ quan, thời gian kiểm tra từ tháng 9 đến hết tháng 11 năm 2023 trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản; kết quả: 100% hồ sơ được lưu trữ theo đúng quy định.
Có thể nói, công tác văn thư, lưu trữ tại Ban Dân tộc đã đạt được kết quả quan trọng nhờ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ. Đây là tiền đề cho việc góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý, chỉ đạo điều hành của Ban trong năm 2024./.