Việc thu thập hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là việc làm thường xuyên nhằm đảm bảo tài liệu được thu thập đầy đủ và tài liệu được bảo quản một cách khoa học, an toàn, giúp công tác khai thác, tra tìm tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, hiệu quả, phản ánh được quá trình hoạt động của công chức cơ quan trong quá trình giải quyết công việc chuyên môn.
. Ban Dân tộc ban hành Kế hoạch số 70/KH-BDT Ngày 11 tháng 3 năm 2024 về việc thu nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan với một số nhiệm vụ trọng tâm sau:
1. Xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập: Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan bao gồm toàn bộ hồ sơ tài liệu điện tử, hồ sơ tài liệu giấy có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên được lập năm 2023; những hồ sơ, tài liệu không nộp vào kho như: Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong, hồ sơ nguyên tắc, các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
2. Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao, công chức kiểm tra lại hồ sơ công việc đã lập và thống kê hồ sơ đã lập năm 2023 vào mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu theo phòng để tiến hành bàn giao cho bộ phận lưu trữ cơ quan.
3. Tổ chức tiếp nhận tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan: Văn phòng tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các phòng chuyên môn dựa vào mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu từ phòng chuyên môn đã lập. Khi tiếp nhận tài liệu, lưu trữ cơ quan kiểm tra, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý, thống kê tài liệu giao nộp. Thu thập đầy đủ tài liệu hình thành trong năm 2023 của công chức cơ quan và lập biên bản giao nhận tài liệu theo đúng quy định.Trường hợp những tài liệu đã đến hạn nộp lưu nhưng các phòng chuyên môn, cá nhân cần giữ lại để sử dụng thì phải thông báo bằng văn bản cho Văn phòng Ban biết và được sự đồng ý của Lãnh đạo Ban, nhưng thời hạn giữ lại không quá 2 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
4. Tổ chức thực hiện: Thời gian nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan dự kiến được thực hiện trong tháng 6/2024. Trưởng các phòng chuyên môn thuộc Ban chỉ đạo công chức thuộc phòng tiến hành nộp hồ sơ, tài liệu theo đúng thời gian quy định. Văn phòng đôn đốc và tiếp nhận hồ sơ từ các phòng chuyên môn sau đó hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ cơ quan theo quy định./.